Klienci biznesowi stawiają coraz wyższe wymagania producentom oprogramowania do wystawiania faktur. Mają świadomość komfortu pracy i nieustannie podnoszą porzeczkę, czerpiąc z innych dziedzin. Ale taka postawa jest też wymuszona ciągłymi zmianami legislacyjnymi. Przedsiębiorcy dążą do korzystania z aktualnego narzędzia, na bieżąco aktualizowanego zgodnie z wprowadzanymi reformami podatkowymi. Programiści uważają to za wyzwanie i szanse na rozwój. W taki sposób jest adaptowane między innymi oprogramowanie do wystawiania faktur FakturaLight, w którym funkcjonalność i kompozycja wynika z nowelizacji ustaw oraz pochodzi ze zgłaszanych idei. Czy da się go wykorzystać w obrocie międzynarodowym?
Po pierwsze faktura w walucie obcej
Transakcje z zagranicznymi kontrahentami są w obecnych czasach koniecznością. Sięgnięcie do obcych rynków nie jest aktem desperacji, ale szansą na zwiększenie konkurencyjności i zarobków. Niezależnie od tego po której stronie stoi polski przedsiębiorca – importera czy eksportera, to on niejednokrotnie musi dostosować się do partnera biznesowego. Trudno bowiem oczekiwać, by zagraniczni petenci posługiwali się polskim złotym w swoich rozrachunkach. W takich przypadkach wygodniejsze jest posługiwanie się fakturą walutową i regulowanie należności w rodzimej lub uniwersalnej jednostce monetarnej. Na szczęście polskie prawo nie stoi w tej kwestii na przeszkodzie właścicielom firm. Strony transakcji mogą uregulować stosunek prawny według własnych wymagań, dlatego, że swoboda zawierania umów w obrocie gospodarczym pozwala na dowolność w ich treści. W związku z tym przyjmowanie i wystawianie faktur w walucie obcej, np w euro, dolarach, funtach, koronie czy frankach jest jak najbardziej odpowiednie.
Wsparciem polskich firm na rynkach zagranicznych, jest wspomniane wyżej oprogramowanie FakturaLight. Program do wystawiania faktur w walucie obcej, pozwala dostosować dokumenty do oczekiwań klienta, które w dalszym ciągu będą spełniały wymogi polskiego prawa podatkowego. Art. 106e ust. 11 ustawy o podatku od towarów i usług mówi, że bez względu na to, w jakiej walucie zostały określone należności na fakturze, to kwotę podatku zawsze wykazuje się w polskich złotych:
Art. 106e ust. 11. Kwoty podatku wykazuje się w złotych. Kwoty podatku wyrażone w walucie obcej wykazuje się w złotych przy zastosowaniu zasad przeliczania na złote przyjętych dla przeliczania kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.
Jak czytamy w powyższym artykule, wyrażenie podatku VAT w walucie obcej nie jest błędem. Przy czym należy pamiętać o jednoczesnym przeliczeniu go na złotówki. Właściwe przeliczenie kwoty podatku zależy od kursu waluty, którego kwestie porusza art. 31a tej ustawy:
Art. 31a. 1. W przypadku gdy kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. Podatnik może wybrać sposób przeliczania tych kwot na złote według ostatniego kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny na ostatni dzień poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego; w takim przypadku waluty inne niż euro przelicza się z zastosowaniem kursu wymiany każdej z nich względem euro.
2. W przypadku gdy podatnik wystawia fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego, a kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone na tej fakturze w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury. Przepis ust. 1 zdanie drugie stosuje się odpowiednio.
3. W przypadku importu towarów przeliczenia na złote dokonuje się zgodnie z przepisami celnymi.
4. W przypadku usług wstępu na imprezy masowe w rozumieniu ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2139, z 2016 r. poz. 1250 oraz z 2017 r. poz. 799) kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania wyrażone w walucie obcej mogą być przeliczane na złote zgodnie z przepisami celnymi stosowanymi na potrzeby obliczania wartości celnej importowanych towarów.
FakturaLight – opisywany program do faktur w euro lub innej walucie obcej, sprawuje piecze nad poprawnością obrachunków. Podczas wystawiania faktury walutowej, kurs pobierany jest automatycznie z tabeli NBP z odpowiedniego dnia, aby przeliczanie nie sprawiało trudności przedsiębiorcy. W programie dostępne są wszystkie waluty obsługiwane przez Narodowy Bank Polski. Dzięki czemu firmy, które używają różnych zagranicznych jednostek pieniężnych, mogą na bieżąco decydować w jakiej walucie się rozliczać, by uniknąć strat w związku z różnicami kursowymi. W bazie programu gromadzone są także inne niezbędne informacje, które później wykorzystuje się do sporządzania deklaracji VAT albo raportu JPK_VAT.
Po drugie faktura dwujęzyczna
W polskich firmach coraz częściej pojawia się faktura w języku obcym albo inne dokumenty obcojęzyczne. Wynika to między innymi z rosnącej popularności e-usług. Rozwój mediów społecznościowych pozwala na dotarcie do globalnej grupy osób, co wykorzystują przedsiębiorcy, kupując usługi online od zagranicznych korporacji takich jak Google czy Facebook. Zarówno marketerzy jaki i przedstawiciele tych firm najchętniej posługują się angielskim, w związku z tym faktura w języku angielskim jest najpopularniejszym dokumentem zakupu. Poniesienie takiego wydatku jest kwalifikowane jako koszt uzyskania przychodu, związany z prowadzoną działalnością. Wobec tego polscy przedsiębiorcy często też zadają sobie pytanie, czy fakturę w języku obcym należy przetłumaczyć na język polski? Na ten temat można przeczytać w Ustawie o rachunkowości:
Art. 21. 5 Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.
oraz w Ordynacji podatkowej:
Art. 287. § 1.2) Kontrolowany, jego pracownik oraz osoba współdziałająca z kontrolowanym są obowiązani (…) przedstawić, na żądanie kontrolującego, tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli.
Zgodnie z prawem organy podatkowe mogą wymagać przełożenia obcych dokumentów na język polski. Ale nie trzeba robić tego na bieżąco – wystarczy w chwili żądania fiskusa. Identyczne stanowisko odnosi się zarówno do dokumentów zakupowych, jak i sprzedażowych. Aby jednak nie narażać się na dodatkowe koszty tłumaczenia, najpraktyczniejszym rozwiązaniem jest faktura dwujęzyczna. I ponownie wracamy do aplikacji FakturaLight, w którym przygotowanie faktury w dwóch językach zajmuje kilka chwil. Wbudowany moduł lingwistyczny automatycznie tłumaczy poszczególne zapisy na wybrany język albo tworzy tłumaczenie dwujęzyczne. Program do faktur w języku angielskim jest rozwijany niezwykle dynamicznie, dzięki czemu doceniają go obecni użytkownicy i chętnie wybierają nowi przedsiębiorcy.
Po trzecie faktury typu OO, WDT, WNT oraz eksportowa
Rozpoczynając handel z zagranicznymi kontrahentami przede wszystkim należy wyposażyć się w wiedzę. Nie chodzi tu o wiedzę biznesową na temat zdobywania klientów ani o szukanie kontaktów z dostawcami. Obecnie pierwszoplanową rolę w prowadzeniu działalności odgrywa prawo podatkowe i przede wszystkim na tym należy się skupić. Warto dowiedzieć się, kiedy mamy do czynienie z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów, a kiedy mówimy o eksporcie towarów. Choć na początku brzmi to groźnie, w praktyce wcale takie nie jest.
WDT ma miejsce wówczas, gdy następuje sprzedaż towarów i przemieszczenie ich do innego kraju UE. Wówczas dla nabywcy stanowi to wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT). Podatek VAT od tego typu transakcji nie podlega rozliczeniu w Polsce, ale sprzedaż nadal wymaga udokumentowania. I znów pomocny okazuje się program do faktur WDT – FakturaLight, który zadba o wszystkie wymagane przez prawo elementy na dokumencie sprzedaży.
Natomiast o eksporcie towarów mówimy wtedy, kiedy nabywcą towaru jest kontrahent nie prowadzący działalności na terenie wspólnoty europejskiej. W takich transakcjach dowodem podatkowym jest faktura eksportowa, która pozwala na zastosowanie stawki 0% VAT pod warunkiem, że podatnik posiada dokument potwierdzający wywóz towaru poza UE.
Innym schematem rozliczania VAT w umowach międzynarodowych dla członków krajów wspólnoty europejskiej, jest przerzucenie obowiązku zapłaty podatku na nabywcę, tak zwany mechanizm odwrotnego obciążenia. Dokument potwierdzający dokonanie takiej transakcji posiada cechy charakterystyczne, które program do faktur odwrotne obciążenie automatycznie umieszcza na wydruku podczas wystawiania. Ważnym elementem jest też potwierdzenie statusu zagranicznego partnera biznesowego jako czynnego podatnika VAT-UE, czego można dokonać jednym kliknięciem po wprowadzeniu numeru NIP w odpowiednie pole.
